Verträge signieren über DocuSign – wie läuft das ab?
Wir wollen dein Werk veröffentlichen und schicken dir den Vertrag per DocuSign zu. Aber ist ein elektronischer Vertrag überhaupt rechtsgültig?
Der Ablauf
Sobald wir entschieden haben, dass dein Werk bei uns veröffentlicht wird, schicken wir dir den zuvor verhandelten Vertrag zu – aber im Normalfall nicht postalisch, sondern elektronisch. Dazu nutzen wir DocuSign, eine Online-Plattform zur Verwaltung elektronischer Vereinbarungen.
Dort laden wir den Vertrag hoch und fügen alle Vertragspartner:innen hinzu. Dabei kann sogar die Signierreihenfolge festgelegt werden. Du weiß ja sicher, was dann passiert: Sobald du an der Reihe bist, erhälst du eine E-Mail mit der Aufforderung, zu unterschreiben. Dazu ist es nur notwendig, den Link mit der Vertragsdatei zu öffnen, des Weiteren wirst du Schritt für Schritt durch den Signierprozess geführt. Sobald alle Angaben gemacht und die Unterzeichnung bestätigt wurde, landet der Vertrag bei der nächsten Partei im Postfach. Solange bis alle Parteien unterzeichnet haben und der fertiggestellte Vertrag für alle elektronisch zur Verfügung steht.
Die Frage nach der Sicherheit
Dass Verträge per Handschlag zwar rechtlich bindend, aber für beide Vertragspartner:innen keine umfassend rechtliche Rücksicherung haben, ist bekannt. Doch wie sieht es mit elektronischen Unterschriften aus, die sich eindeutig von klassischen Unterschriften unterscheiden?
Seit Juli 2016 gilt in Europa die eIDAS-Verordnung (Electronic IDentification, Authentication and Trust Services). Durch diese Verordnung werden elektronische Identifizierungen und Signaturtransaktionen geregelt. Auch die Schweiz hat ein solches Gesetz (ZertES), das mit eIDAS kompatibel ist. Diese Verordnungen sagen u. a., dass der Beweiswert von elektronischen Signaturen vor Gericht nicht abgesprochen werden darf, nur weil es sich um etwas Elektronisches handelt.
DocuSign erfüllt die Richtlinien der eIDAS und ZertES, erfüllt strenge Sicherheitsstandards und bietet verschiedene Möglichkeiten, die Identität der unterzeichnenden Person zu überprüfen (E-Mail-Adresse, Zugangscode, Ausweisüberprüfung etc.).
Die Vorteile
Die elektronische Unterschrift bietet einige Vorteile, die insbesondere uns als Digitalverlag dienlich sind. Zum einen funktioniert eine Vertragsunterzeichnung schnell, denn wir sind nicht auf Versandunternehmen und deren Arbeitszeiten und Umgang mit unseren Dokumenten angewiesen. DocuSign verschickt unserer Verträge sofort – egal zu welcher Uhrzeit.
Außerdem ist es ein sehr unkomplizierter Vorgang. Die Unterzeichnenden werden durch den Prozess geführt, können also nichts falsch machen.
Weiterhin ist der Prozess sehr einfach: Es muss keine Zettelansammlung kopiert werden und es sammeln sich nicht stapelweise Aktenordner mit Dokumenten an. Das Stornieren und Unterbrechen des Signierprozesses ist unkompliziert und erfordert kein großes Organisationsmanagement.
E-Signaturen bieten ein reduziertes Risiko, was Fälschungen und Kopien angeht, denn sie durchlaufen viele Sicherheits- und Authentifizierungsebenen. Das ist bei einer handschaftlichen Signatur nicht der Fall.